Mercredi, 9 septembre, 2020

la SERO Occitanie recrute un ou une assistant.e administratif.ve :

FINALITE DU POSTE : assurer l’appui aux coordinatrices Est/ouest

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

1) Appui à la gestion administrative et ressources humaines :
- Envoi du tableau des données nécessaires au bilan d’activité et financier pour transmission à l’ARS.
- Suivi du registre du personnel et des stagiaires
- Gestion des demandes de congés et RTT
- Gestion des documents relatifs aux arrêts de travail et à la mutuelle d’entreprise
- Suivi des visites médicales
- Suivi et classement des dossiers du personnel et des stagiaires
- Gestion de la facturation des modules internats

2) Participation à la vie de l’association
- Participation aux réunions d’équipe et rédaction du compte-rendu, puis envoi du compte rendu

3) Appui au maillage territorial :
- Lien avec toute l’équipe
- Lien avec les réseaux territoriaux d’Occitanie Est : Croque Santé, Manger Bougre 11, ROIBAL
- Lien avec le CIO de Toulouse et le CSO de Montpellier
- Lien avec les structures partenaires
- Accueil téléphonique : renseignements, orientations des familles selon la situation de l’enfant et la demande des familles.
- Renseignements aux professionnels, réponses aux diverses demandes, mise en lien avec l’équipe selon les demandes
- Prise des appels pour les pré-inclusions de patients, pour chaque inclusion appels aux familles : information, récupération de données et questionnaire initial. Inclusions en dehors des organisations locales.
- Lien avec les professionnels pour la mise en place des parcours selon les recommandations HAS : recours 1 à 3 : prenant en charge le patient (mail, téléphone), alimentation de bases de données de l’association.
- Mailing réguliers aux professionnels partenaires (informations, nouveautés, newsletter…)

4) Ressource :
- Harmonisation des outils sur Occitanie : envoi du pack inclusion aux familles à chaque inclusion (documents et outils)
- Appui à l’organisation concrète des Réunions de Concertation Pluridisciplinaire obésité complexe entre l’équipe experte et les professionnels de proximité : réservation de salles/GoToMeeting, rappel des dates
- Gérer les inclusions dans les modules internats : transmettre les demandes, tenir à jour la liste, récupérer les données de chaque enfant
- Gérer le listing des partenaires de l’association : mettre à jour les données régulièrement

5) Formation :
Appui à l’organisation de formations initiales et continues destinées aux professionnels de l’association :
- Organisation pratique : locaux, invitations des professionnels, déplacements de l’intervenant, informations des partenaires
- Evaluation des formations : rédaction, analyse des grilles
- Organisation des formations : briefing avec l’équipe intervenante, mise en place du planning, gestion du temps, débriefing post formation et mesures correctrices
- Diffusion du e-learning AVIITAM

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Statut, classification : assistante administrative
Lieu de travail : Hôpital des enfants – 330 avenue de Grande-Bretagne – TOULOUSE
Liaisons hiérarchiques :
• Supérieures : Présidente de la SERO Occitanie
Liaisons fonctionnelles :
• Internes : Equipe de coordination pluridisciplinaire de la SERO Occitanie
• Externes : employé du CHU en lien avec les activités du RéPPOP, partenaires institutionnels (autres hôpitaux, PMI, Maisons de solidarité, éducation nationale, maisons de santé, autres réseaux de santé …) ou en libéral, professionnels membres du réseau, MGForm, organismes de formation, SSR, les familles

CONDITIONS ET CONTRAINTES SPECIFIQUES

Indicateurs de performance : Evaluation du suivi des patients, évaluation globale du réseau
Conditions de formation et d’accès au poste
Formation : BTS secrétariat, ou formation supérieure avec un titre professionnel secrétariat

Savoirs :
- Gestion administrative
- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’association
- Connaissance du contexte institutionnel et des politiques de santé publique
- Connaissances sur l’obésité pédiatrique

Savoirs –faire
- Techniques d’accueil, d’animation et de formation
- Qualités rédactionnelles et maitrise des outils bureautique (Word, Excel et Power Point)
- Compétence en secrétariat médical et administratif et évaluation

Savoirs –être :
- Travailler en équipe.
- Savoir rendre compte de son activité
- Méthode et rigueur
- Prise d’initiatives, autonomie
- Dynamisme
- Aisance relationnelle
- Discrétion,
- Diplomatie
- Capacité d’adaptation
- Capacité de distanciation des affects

Pour postuler, transmettre les candidatures à Madame Manon Bérard : berard.m.asso@chu-toulouse.fr